Klauzule Informacyjne RODO

Relacje prawne i procedury

Data wejścia w życie: 4 września 2025
Ostatnia aktualizacja: 4 września 2025

Zakres dokumentu

Niniejsze klauzule informacyjne dotyczą przetwarzania danych osobowych w ramach relacji prawnych z Kancelarią. Informacje o przetwarzaniu danych przez naszą stronę internetową (formularze, newsletter, cookies) znajdziesz w Polityce Prywatności.

Administrator danych: Adwokat Agnieszka Jankowska Kancelaria Adwokacka, ul. Autostrada 11, 62-640 Grzegorzew, NIP: 6662137600, REGON: 542593760

Klauzula informacyjna dla Klientów Kancelarii

Ważne: Niniejsza klauzula dotyczy danych przetwarzanych w ramach świadczenia pomocy prawnej, nie dotyczy danych z formularza kontaktowego na stronie internetowej.

Kontakt w sprawie danych osobowych

We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych w ramach reprezentacji prawnej:

  • E-mail: kontakt@adwokatjankowska.com
  • Telefon: 725 901 544
  • Pisemnie na adres siedziby
  • Termin odpowiedzi: 30 dni (możliwość przedłużenia o 60 dni)

Cele i podstawy przetwarzania danych klientów

Cel przetwarzania Podstawa prawna Okres przechowywania
Świadczenie pomocy prawnej, reprezentacja w sprawach Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) Okres trwania reprezentacji + 10 lat
Przetwarzanie danych wrażliwych w sprawach Art. 9 ust. 2 lit. f RODO (dochodzenie roszczeń) 10 lat od końca roku, w którym zakończyło się postępowanie
Archiwizacja dokumentacji zgodnie z etyką zawodową Art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny) Zgodnie z przepisami o tajemnicy adwokackiej
Rozliczenia finansowe, księgowość Art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki podatkowe) 5 lat od końca roku podatkowego
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy Art. 6 ust. 1 lit. c RODO (ustawa AML) 5 lat od zakończenia stosunków gospodarczych

Kategorie przetwarzanych danych

Dane podstawowe:

  • Dane identyfikacyjne i kontaktowe
  • Dane adresowe
  • Numery PESEL, NIP, REGON
  • Dane finansowe (rachunki bankowe)

Dane związane ze sprawami:

  • Dokumenty procesowe i dowodowe
  • Dane o wyrokach i naruszeniach prawa
  • Dane szczególnych kategorii (gdy niezbędne)
  • Korespondencja w sprawie

Odbiorcy danych

  • Sądy i organy ścigania - w ramach postępowań
  • Przeciwnicy procesowi i ich pełnomocnicy - w zakresie wymaganym przepisami
  • Biegli sądowi, notariusze, komornicy - w ramach współpracy procesowej
  • Współpracownicy kancelarii - aplikanci, asystenci (pod klauzulą poufności)
  • Podmioty obsługujące - biuro rachunkowe, archiwum dokumentów
  • Operator e-Doręczeń - od 2025 roku w komunikacji urzędowej

Prawa klienta i ich ograniczenia

Realizacja praw może być ograniczona ze względu na:

  • Tajemnicę adwokacką/radcowską (art. 23 ust. 1 lit. e RODO)
  • Obowiązki archiwizacyjne wynikające z przepisów zawodowych
  • Konieczność dochodzenia lub obrony roszczeń
  • Prawa i wolności innych osób (innych klientów, przeciwników)

Transfer danych poza EOG

W przypadku korzystania z usług chmurowych (Microsoft 365, Google Workspace) stosujemy:

  • Standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską
  • Dodatkowe środki techniczne i organizacyjne
  • Regularną ocenę poziomu ochrony w kraju docelowym

Klauzula dla Przeciwników Procesowych

Informacja: Jesteś stroną w postępowaniu, w którym reprezentujemy naszego klienta. Twoje dane przetwarzamy w ramach naszych obowiązków zawodowych.

Podstawa prawna przetwarzania

  • Art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes polegający na reprezentowaniu klienta
  • Art. 9 ust. 2 lit. f RODO - dla danych szczególnych kategorii (ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń)

Źródło danych

Twoje dane otrzymaliśmy z następujących źródeł:

  • Od naszego klienta w ramach zlecenia
  • Z dokumentów sprawy sądowej lub administracyjnej
  • Z rejestrów publicznych (KRS, CEIDG, księgi wieczyste)
  • Od organów publicznych w ramach postępowania

Kategorie przetwarzanych danych

  • Dane identyfikacyjne i kontaktowe
  • Dane związane z przedmiotem sporu
  • Dokumenty i dowody przedstawione w sprawie
  • Dane zawarte w aktach postępowania

Okres przechowywania

  • Aktywna sprawa: przez cały okres postępowania
  • Po zakończeniu: 10 lat od końca roku, w którym zakończyło się postępowanie
  • Dokumenty księgowe: 5 lat od końca roku podatkowego

Ograniczenia praw

Realizacja Twoich praw może być ograniczona ze względu na:

  • Konieczność reprezentowania naszego klienta
  • Tajemnicę adwokacką/radcowską
  • Przepisy procesowe dotyczące akt sprawy
  • Prawa i wolności naszego klienta
Uwaga: W przypadku żądań dotyczących Twoich danych, skonsultujemy się z organem nadzorczym lub sądem, jeśli istnieje konflikt między Twoimi prawami a obowiązkami zawodowymi.

System e-Doręczeń - nowe wymagania 2025

Od 1 stycznia 2025 roku kancelaria jest zobowiązana do korzystania z systemu e-Doręczeń w komunikacji z organami publicznymi.

Przetwarzane dane w systemie e-Doręczeń:

  • Dane identyfikacyjne nadawców i odbiorców korespondencji urzędowej
  • Treść korespondencji elektronicznej z organami
  • Metadane przesyłek (data, czas, status doręczenia)
  • Dowody doręczenia elektronicznego
  • Logi dostępu do skrzynki ADE (Adres do e-Doręczeń)

Podstawa prawna i okres przechowywania:

Rodzaj danych Podstawa prawna Okres przechowywania
Korespondencja urzędowa Art. 6 ust. 1 lit. c RODO (ustawa o e-Doręczeniach) Zgodnie z terminami archiwizacji akt sprawy
Dowody doręczenia Art. 6 ust. 1 lit. c RODO (ustawa o e-Doręczeniach) 3 lata od dnia doręczenia
Logi systemowe Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (bezpieczeństwo) 12 miesięcy

Podmioty mające dostęp:

  • Operator wyznaczony - Poczta Polska S.A.
  • Dostawca usług technicznych - integrator systemu
  • Organy kontrolne - w zakresie przewidzianym ustawą

Procedury obsługi żądań osób, których dane dotyczą

1. Kanały przyjmowania wniosków

  • E-mail: kontakt@adwokatjankowska.com (wymagany podpis kwalifikowany lub załączenie skanu dowodu)
  • Poczta tradycyjna: ul. Autostrada 11, 62-640 Grzegorzew
  • Osobiście: w siedzibie kancelarii (po wcześniejszym umówieniu)

2. Wymagane elementy wniosku

Wniosek musi zawierać:

  • Imię, nazwisko i adres wnioskodawcy
  • Przedmiot żądania (dostęp, sprostowanie, usunięcie itp.)
  • Zakres danych, których dotyczy żądanie
  • Podpis (własnoręczny lub kwalifikowany)
  • Kopia dokumentu tożsamości (do weryfikacji)

3. Procedura realizacji

Terminy:

  • Potwierdzenie otrzymania: 3 dni robocze
  • Weryfikacja tożsamości: 5 dni roboczych
  • Merytoryczna odpowiedź: 30 dni (możliwość przedłużenia o 60 dni)
  • Realizacja żądania: niezwłocznie po pozytywnej decyzji

Dokumentacja:

  • Rejestr wszystkich wniosków RODO
  • Archiwizacja korespondencji (5 lat)
  • Dokumentacja decyzji i uzasadnień
  • Raportowanie do IOD (jeśli powołany)

4. Podstawy odmowy realizacji żądania

Podstawa odmowy Przepis prawny Przykłady zastosowania
Tajemnica zawodowa Art. 23 ust. 1 lit. g i lit. i RODO Dane klienta w aktach sprawy przeciwnika
Prawa i wolności innych osób Art. 17 ust. 3 lit. a RODO Dane świadka w sprawie karnej
Obowiązek prawny administratora Art. 17 ust. 3 lit. b RODO Archiwizacja według przepisów zawodowych
Dochodzenie roszczeń Art. 17 ust. 3 lit. e RODO Dokumenty do ewentualnego postępowania

5. Procedura odwoławcza

W przypadku odmownej decyzji lub braku odpowiedzi:

  1. Wewnętrzne odwołanie: do kierownika kancelarii (14 dni na odpowiedź)
  2. Skarga do PUODO: ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa
  3. Postępowanie sądowe: sąd okręgowy właściwy dla siedziby kancelarii

Środki bezpieczeństwa w relacjach prawnych

Zabezpieczenia organizacyjne:

  • Upoważnienia do przetwarzania danych
  • Zasada "need to know" dla dostępu do akt
  • Klauzule poufności dla całego personelu
  • Procedury reagowania na naruszenia
  • Regularne audyty wewnętrzne
  • Szkolenia z tajemnicy zawodowej

Zabezpieczenia techniczne:

  • Szyfrowanie dysków i komunikacji
  • Uwierzytelnianie wieloskładnikowe
  • Systemy kontroli dostępu
  • Monitoring aktywności systemowej
  • Automatyczne kopie zapasowe
  • Systemy antywirus i firewall

Zabezpieczenia fizyczne:

  • Kontrola dostępu do pomieszczeń
  • Sejfy na dokumenty szczególnie wrażliwe
  • Profesjonalne niszczenie dokumentów (klasa P-4)
  • Monitoring pomieszczeń (z wyłączeniem gabinetów adwokackich)

Kontakt w sprawach RODO

Kancelaria Adwokacka

Adwokat Agnieszka Jankowska
ul. Autostrada 11
62-640 Grzegorzew
Tel: 725 901 544
E-mail: kontakt@adwokatjankowska.com

Organ nadzorczy

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warszawa
Strona: uodo.gov.pl

Informacja o pełnej polityce prywatności

Informacje o przetwarzaniu danych osobowych przez naszą stronę internetową (formularze kontaktowe, newsletter, pliki cookies) znajdziesz w Polityce Prywatności.